Par défaut un site Moodle est un espace à accès très limité : seule la personne qui a demandé la création du site y a accès (et les administrateurs, pour des fins de dépannage). Pour rendre le site accessible à d'autres personnes, il faut les inscrire.

Aucune inscription autre que celle du demandeur initial du site ne se fait automatiquement. L'enseignant doit explicitement procéder à l'inscription des tierces personnes. Même les étudiants officiellement inscrits au cours n'ont pas accès automatiquement au site Moodle tant que l'enseignant ne fait pas l'opération requise. Il en va de même pour la désinscription.

Notez cependant que les étudiants peuvent être inscrits par groupes-cours plutôt qu'individuellement, et que la mise à jour de la composition des groupes-cours est automatique, une fois le groupe-cours inscrit.

Pourquoi les inscriptions ne sont-elles pas automatiques?

La raison pour laquelle l'inscription n'est pas automatique en est une de flexibilité. Par exemple, si certains enseignants veulent que leurs étudiants aient accès au site Moodle avant même le premier cours en classe, d'autres préfèrent attendre d'avoir rencontré les étudiants et discuté du plan de cours. Certains voudront retirer l'accès des étudiants au site dès que le cours sera terminé, alors que d'autres souhaiteront que le site reste disponible aux étudiants tout au long de leur programme d'études. Pour que chacun puisse gérer ses inscriptions en fonction de son propre contexte, elles sont entièrement sous le contrôle des enseignants.

Les préalables à l'inscription : le code d'identification personnel (CIP) et l'adresse de courriel

Il n'est pas possible de donner accès à un site Moodle à une personne qui n'a pas de code d'identification personnel (CIP) de l'UdeS ni d'adresse de courriel @USherbrooke.ca. Le serveur Moodle de l'UdeS n'est donc pas ouvert au grand public. 

Il n'y a aucun moyen de contourner ces étapes pour avoir accès à Moodle.

Les rôles

On inscrit chaque personne dans un site Moodle en lui attribuant des privilèges d'accès qui correspondent au rôle qu'elle joue dans le cours. Plutôt que de spécifier manuellement ces privilèges pour chaque personne, Moodle propose des « collections de privilèges » sous la forme de rôles, nommés et pré-configurés. On inscrit donc chaque personne avec le rôle approprié, et les privilèges de la personne dans le site sont déterminés par ce rôle. Les rôles que les enseignants peuvent attribuer couvrent 4 types de personnes :

  • les étudiants inscrits au cours de ce site Moodle (rôle = étudiant);
  • d'éventuels collaborateurs avec qui partager la gestion du site (rôle = enseignant);
  • d'éventuels assistants avec qui partager le suivi des étudiants (rôle = enseignant non-éditeur);
  • d'éventuels observateurs (rôle = invité, à venir).

Pour en savoir plus, consultez le chapitre sur les rôles.

Les méthodes d'inscription

Il existe 4 méthodes différentes pour attribuer un rôle à une personne dans un site Moodle. On peut combiner ces méthodes pour inscrire toutes les personnes concernées, chacune dans le rôle qui lui sied, chacune avec la méthode la plus commode pour sa situation. Voyez une description sommaire de chacune de ces méthodes ci-dessous. Consultez les chapitres propres à chaque méthode pour apprendre leurs procédures d'utilisation.

Les méthodes d'inscriptions courantes

C'est la principale méthode d'inscription des étudiants. Elle fait le pont avec les données officielles du registraire sur les inscriptions officielles à chaque cours. Elle consiste à inscrire un ou plusieurs groupes-cours tels que répertoriés dans les données officielles d'inscription. Moodle fait une recherche des groupes-cours associés au sigle du cours pour une session donnée et propose ces groupes à l'enseignant. Ce dernier choisit le ou les groupes à qui donner accès. Tous les étudiants membres des groupes-cours inscrits se voient alors attribuer le rôle d'étudiant dans le site Moodle.

Chaque nuit, Moodle synchronise ses données avec les données centrales et met à jour les inscriptions en fonction de la composition actuelle des groupe-cours inscrits (ajout des étudiants nouvellement inscrits; retrait des étudiants désinscrits ou ayant abandonné le cours).

Les deux avantages de cette méthode sont que :

  1. l'enseignant n'a pas à inscrire individuellement chaque étudiant, ce qui serait fastidieux et sensible aux erreurs humaines;
  2. l'enseignant sait qu'à chaque nuit, la liste d'étudiants ayant accès au site est mise à jour pour refléter les inscriptions officielles, sans intervention de sa part.

L'inscription individuelle permet d'inscrire des personnes avec n'importe quel rôle que l'enseignant a le droit d'attribuer dans son site. C'est la méthode la plus pratique pour inscrire les collaborateurs, les assistants et les observateurs. Elle peut aussi devenir pratique pour inscrire manuellement des étudiants dans certains cas particuliers.

Les méthodes d'inscription pour cas particuliers

L'auto-inscription ne fonctionne que si on l'active explicitement dans un site donné. On peut la restreindre par un mot de passe. C'est surtout une méthode d'inscription des étudiants, mais elle peut servir pour d'autres rôles avec la configuration appropriée. Une fois activée, il suffit de transmettre aux étudiants l'adresse de la page d'accueil du site Moodle et le mot de passe d'inscription pour que ceux-ci puissent s'y inscrire simplement en suivant le lien que vous leur avez fourni et en fournissant le mot de passe d'auto-inscription.

Cette méthode est très commode pour inscrire un grand nombre d'étudiants s'il n'y a pas de groupe-cours.

  • L'inscription par méta-cours

L'inscription par méta-cours permet de bénéficier des inscriptions déjà faites dans d'autres sites Moodle. Lorsque l'on désigne un site comme méta-cours, on doit choisir les autres sites desquels le méta-cours copiera les inscriptions. Ces sont les sites descendants. Le méta-cours aura comme participants inscrits la sommes des participants de tous ses sites descendants. Chaque fois que les inscriptions d'un site descendant vont changer, le méta-cours bénéficiera automatiquement de ces changements.

C'est une méthode pratique pour avoir un site commun à tous les étudiants d'un programme : chaque enseignant gère les inscriptions de ses sites de cours et le méta-cours du programme a automatiquement des inscriptions à jour lui aussi, sans avoir à refaire en double les opérations d'inscription.

Un autre scénario d'utilisation concerne les cours donnés à plusieurs groupes en même temps. Les enseignants voudront peut-être avoir un site commun à tous les groupes-cours, mais aussi un site propre à chaque groupe-cours. Le site commun pourrait alors être un méta-cours, auquel tous les étudiants du cours auraient accès. En plus, chaque étudiant verrait aussi le site Moodle qui est spécifique à son groupe-cours.