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Les enseignants responsables d'un cours sur Moodle sont en mesure d'inscrire eux-mêmes les étudiants officiellement inscrits au cours.  L'opération s'effectue à même le cours par l'entremise de l'outil Groupes-cours UdeS, situé dans le panneau Gestion du cours. L'outil est réservé à l'usage exclusif du professeur ou chargé de cours responsable du site.

L'outil d'inscription de Groupes-cours UdeS permet de gérer l'inscription des groupes d’étudiants de votre cours à partir des données du registraire (voir note de bas de page). Il permet également d’inscrire d’autres groupes dont vous êtes responsables, selon les données saisies dans certains systèmes informatiques institutionnels.

Pour inscrire un groupe-cours:

1. À partir de la page d'accueil du cours, cliquez sur le bouton Gestion du cours

2. Cliquez sur Groupes-cours UdeS

3. Inscrire votre groupe 

a. Recherchez votre groupe-cours (sigle + Trimestre). Note :  Moodle recherche automatiquement le sigle de votre cours et le trimestre en cours ou à venir.

b. Sélectionnez votre groupe-cours (Note : ne sélectionnez que le numéro de votre groupe)

c. [Nouveau !] Si vous avez deux groupes ou plus et que vous voulez créer des groupes (équipes) pour chaque groupe-cours inscrit, sélectionnez Oui. Pour créer des groupes pour chaque groupe-cours et paramétrer des activités en équipe, vous devrez créer des Groupements (des groupes de groupe) pour que les étudiants soient assignés au groupe correspondant à l’activité prescrite.

d. Cliquez sur Inscrire les groupes-cours sélectionnés pour terminer l'opération.

4. Confirmez l'inscription en cliquant sur OK (NOTE POUR SEA ET ERIC: IL MANQUE UN "S" DANS LA CAPTURE, I.E. "DANS LES PROCHAINES MINUTES")

5. La colonne Statut mentionne que l'inscription est en cours. Vous pouvez passer à d'autres tâches pendant que l'inscription s'effectue en arrière-plan.

6. Lorsque l'inscription est terminée, Moodle vous envoie une notification.

7. Une fois l'inscription terminée, la colonne Statut indique Inscrit[a] et vous pouvez consulter la liste des étudiants dans la Liste des étudiants inscrits[b]. 

Quelques notes supplémentaires

Même si Moodle fait une recherche automatique des groupe-cours, il n’y a pas d’inscription automatique des groupes trouvés, ni de désinscription automatique. Vous devez inscrire et désinscrire vos groupes manuellement, aux moments que vous choisissez. Le seul automatisme est la mise à jour de la composition des groupes-cours inscrits (voir note de bas de page).

Pour faire la recherche automatique de groupes-cours, Moodle réfère aux périodes suivantes :

    1er août au 30 novembre = session d’automne;
    1er décembre au 31 mars = session d’hiver;
    1er avril au 31 juillet = session d’été.

Moodle vérifie à chaque nuit la composition des groupes selon les données officielles du registraire. Moodle ajoutera alors automatiquement les étudiants nouvellement inscrits et il retirera automatiquement l'accès aux étudiants qui abandonnent le cours.

Questions fréquentes

1. Qui s’occupe de l’inscription des étudiants dans mon cours ?

C’est l’enseignant du cours qui va inscrire ses étudiants dans son site. Le secrétariat de votre département doit avoir préalablement créé le groupe-cours puis inscrit les étudiants dans la base de données du Registraire. Notez qu’en aucun cas des étudiants peuvent être inscrits par des personnes tierces: par exemple, si un étudiant contacte l’équipe de soutien Moodle pour demander à être inscrit à un site de cours, ce dernier sera redirigé vers l’enseignant.

2. À quel moment dois-je inscrire mes étudiants ?

Vous inscrivez les étudiants dans votre cours au moment qui vous convient, lorsque vous êtes prêt(e) à ouvrir votre cours.

NOTE POUR SEA: LA NOTE CI-DESSOUS NE S'APPLIQUE PLUS AVEC LA NOUVELLE FONCTION DE SUSPENSION...

3. Je veux retirer un étudiant de mon cours, mais son nom réapparaît le lendemain, qu’est-ce qui se passe ?

Lorsque vous inscrivez les étudiants avec l’outil Groupes-cours UdeS, il vous est impossible de retirer manuellement un étudiant car le système va se synchroniser avec les inscriptions présentes dans la base de données du Registraire. Moodle vérifie à chaque nuit la composition des groupes selon les données officielles du registraire et ajoutera automatiquement les étudiants nouvellement inscrits et, inversement, retirera les étudiants qui abandonnent le cours.

4. Je ne vois pas de groupe-cours dans l’outil Groupes-cours de mon site, qu’est-ce qui se passe ?

Il est possible que le secrétariat de votre département n’ait pas encore créé le groupe dans la base de données du Registraire. Dans ce cas, communiquez avec le secrétariat de votre département.

5. Mon collègue donne le même cours que moi et me dit que ses étudiants sont inscrits dans mon site de cours, qu’est-ce qui se passe ?

Vous avez inscrit son groupe dans votre cours. Pour remédier à la situation, retirez son groupe de votre cours.

6. Je viens d’inscrire mes étudiants dans le cours, comment puis-je faire pour vérifier si ce sont mes étudiants ?

Une fois, l'inscription terminée, la colonne Statut marque Inscrit[a] et vous pouvez voir vos étudiants dans la Liste des étudiants inscrits[b]. 

Vous pouvez également accéder à la liste des étudiants en passant par l'option Participant.

1. Cliquez sur Gestion du cours

2. Cliquez sur Participants


3. La Liste des participants s'affiche


7. Je viens d’inscrire les étudiants et certains d’entre eux indiquent ne pas pouvoir accéder à mon site. Qu’est-ce qui se passe ?

Vérifiez si vous ne voyez pas d’adresse pour un étudiant sous la colonne courriel. Si c’est le cas, l’étudiant ne pourra pas accéder à votre cours à moins d’activer son CIP et son adresse courriel @USherbrooke.ca (https://wiki.usherbrooke.ca/display/MOODLE/CIP+et+courriel)

8. Je veux inscrire les étudiants d’un cours ayant un sigle différent du mien, comment faire ?

Pour inscrire les étudiants d’un sigle qui est différent de votre sigle du cours :

1. Cliquez sur Gestion du cours

2. Cliquez sur Groupes-cours UdeS


3. Tapez le sigle du cours[a], sélectionnez le Trimestre[b] et rechercher[c]


4. Sélectionnez le groupe trouvé[a] et cliquez sur Inscrire les groupes-cours sélectionnés[b].

9. Pourquoi les inscriptions ne sont-elles pas automatiques ?

La raison pour laquelle l'inscription n'est pas automatique en est une de flexibilité. Par exemple, si certains enseignants veulent que leurs étudiants aient accès au site Moodle avant même le premier cours en classe, d'autres préfèrent attendre d'avoir rencontré les étudiants et discuté du plan de cours. Certains voudront retirer l'accès des étudiants au site dès que le cours sera terminé, alors que d'autres souhaiteront que le site reste disponible aux étudiants tout au long de leur programme d'études. Pour que chacun puisse gérer ses inscriptions en fonction de son propre contexte, elles sont entièrement sous le contrôle des enseignants.